Toelichting op het geautomatiseerd opvragen van WKA-documenten

Om de risico’s te beperken die samenhangen met (i) de keten- en inlenersaansprakelijkheid en (ii) de inzet van zzp’ers, vraagt BAM bepaalde documenten op van toeleveranciers (onderaannemers, zzp’ers en uitleners van personeel). De uitvraag van een deel van deze documenten vindt bij steeds meer werkmaatschappijen van BAM geautomatiseerd plaats, zodat de toeleveranciers waar mogelijk slechts eenmaal een bepaald document hoeven aan te leveren, dat bij BAM door meerdere regio’s of werkmaatschappijen kan worden gebruikt. Dit bespaart alle betrokkenen kostbare tijd.

Het automatiseringsproces is zodanig vormgegeven, dat per toeleverancier kan worden bepaald welke algemene documenten (dus niet-projectgerelateerd) nodig zijn voor de beperking van de risico’s van BAM. Vervolgens signaleert het systeem of de betreffende documenten aanwezig zijn en geldig zijn. Mocht één of meerdere documenten missen of zijn verlopen, dan wordt automatisch een e-mailbericht verzonden naar het laatstbekende e-mailadres van de toeleverancier, waarin wordt verzocht om toezending van deze documenten. De e-mail wordt uitsluitend verzonden indien de toeleverancier nog actief is (dat wil zeggen, indien betalingen openstaan aan deze toeleverancier).

Het e-mailbericht van BAM wordt verzonden vanuit het adres: wka@bam.com. Hierin wordt gevraagd om een goed leesbare scan van de ontbrekende of verlopen documenten (voorbeeld 1). Enkele aandachtspunten:

  • Het systeem kan uitsluitend documenten in pdf-format (.pdf) verwerken. Indien uw scanner een ander format (bijvoorbeeld .img of .jpeg) genereert, dan kunt u dit zelf omzetten naar pdf door dit document te ‘printen’ via een pdf-converter (er zijn verschillende gratis softwareprogramma’s te downloaden).
  • Maak van elk opgevraagd document een aparte scan, dus bij voorkeur niet meerdere documenten in één pdf-bestand aanbieden.
  • Scan de documenten verticaal, het systeem kan namelijk horizontaal gescande documenten niet herkennen.
  • Stuur niet meer of geen andere documenten op dan de documenten waarom is verzocht.
  • U kunt de gevraagde documenten mailen naar het volgende adres: wka@bam.com.

De volgende documenten kunnen door het systeem van BAM automatisch worden uitgevraagd:

  • Verklaring betalingsgedrag van de Belastingdienst (voorbeeld 2): elke drie maanden verzoekt het systeem om een nieuwe verklaring.
  • G-rekeningovereenkomst (voorbeeld 3): dit document wordt eenmalig opgevraagd. Let op: hiermee wordt niet bedoeld de overeenkomst tussen u en de bank voor het openen van de G-rekening. Indien u niet meer beschikt over de G-rekeningovereenkomst, dan kunt u de bevestiging van de Belastingdienst dat de G-rekening is geopend (voorbeeld 4) scannen en mailen.
  • Uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (voorbeeld 5): elk jaar verzoekt het systeem om een nieuw uittreksel. Let op: hiermee wordt niet bedoeld een Bericht van Registratie van de Kamer van Koophandel.
  • Certificaat van de Stichting Normering Arbeid (voorbeeld 6): elke zes maanden verzoekt het systeem om een nieuw certificaat. U kunt dit certificaat downloaden van de volgende website: www.normeringarbeid.nl.
  • Beschikking goedkeuring alternatief voor storting op de G-rekening van de Belastingdienst (voorbeeld 7): elk kalenderjaar verzoekt het systeem om een nieuwe beschikking.

Projectgerelateerde documenten ter beperking van de risico’s van BAM (zoals manurenstaten) worden niet automatisch uitgevraagd. Deze dienen altijd met de factuur te worden meegezonden naar de betreffende werkmaatschappij.

Indien u vragen heeft over de ontvangen e-mail van wka@bam.com dan kunt u contact opnemen met: Hans Steemers, (030) 659 87 35.